Transparent und effizient mit Mattermost kommunizieren

Transparent und effizient mit Mattermost kommunizieren

Die Art, sich elektronisch zu vernetzen und zu kommunizieren, hat sich in den vergangenen Jahren stark verändert. Soziale Netzwerke sind an die Stelle von Email getreten und Smartphones zu den zentralen Eingabegeräten geworden. Die Kommunikation in diesen Netzwerken verzichtet auf Schnörkel und kann binnen Kurzem viele Akteur_innen einbinden.

Auch die Forschung hat diesen Trend aufgegriffen. So ist Slack in Forschungszusammenhängen mittlerweile das Tool der Wahl, wie z.B. Perkel (2016) an acht Beispielen ausführt. Auch die Entwickler_innen von Software setzen seit Jahrzehnten auf den Chat als direktes Mittel der Kommunikation und der Projektkoordination (vgl. z.B. Hand, 2016a, 2016b).

Am Institut für Technische Bildung und Hochschuldidaktik (ITBH) haben wir 2016 Mattermost eingeführt, um das Potenzial eines modernen Chattools zu testen. Slack schied nicht zuletzt aufgrund seines Geschäftsmodells und seiner Datenschutzbedingungen aus. Mattermost ist freie Software und damit auch mit der Policy für Offenheit in Forschung und Lehre der TUHH vereinbar. Waren anfangs nur wenige Kolleg_innen aktiv, wuchs deren Zahl mit jedem neuen Projekt an. Die Akzeptanz von Mattermost als zentralem Kommunikationswerkzeug gelang vor allem mit einer persönlichen Einführung in die Anwendung des Tools und einem gemeinsamen Aushandlungsprozess, wie es allen Beteiligten den größten Nutzen bringt – und mit Geduld. Da es direkt mit der GitLab-Instanz der TUHH verbunden ist, ergeben sich weitere positive Effekte in der Projektkoordination.

Projektkommunikation im Team

Die oberste technische Ordnungseinheit ist in Mattermost das Team. Ob Teams nach außen sichtbar und frei zugänglich sind, kann individuell entschieden werden. Es macht Sinn, die Teilnahme an einem Team über Einladungen zu steuern, da bei aller gewünschten Transparenz oft Interna verhandelt werden. An der TUHH sind mittlerweile mehrere Institute in Mattermost-Teams organisiert und beziehen auch externe Partner_innen bspw. in Drittmittelprojekten mit ein.

Transparent kommunizieren

Mattermost kennt drei Abstufungen von Transparenz im Team:

  • Öffentliche Kanäle. Öffentliche Kanäle können von allen Teammitgliedern angelegt und abonniert werden. Die Kommunikation in einem öffentlichen Kanal kann von allen mitgelesen und mitgestaltet werden, die ihn abonniert haben. So lässt sich die Kommunikation im Projekt thematisch ordnen und offen führen (vgl. Abb., (1)).
  • Private Kanäle. Soll es in einem Team Bereiche geben, in denen nur eingeladene Mitglieder kommunizieren, können private Kanäle eingerichtet werden. Diese sind unsichtbar für Außenstehende und können bspw. vom Dozententeam verwendet werden, wenn Mattermost in der Lehre zum Einsatz kommt (vgl. Abb., (2)).
  • Direktnachrichten. Für einen direkten Austausch zwischen allen Nutzer_innen von Mattermost an der TUHH steht letztlich die Funktion zur Verfügung, Direktnachrichten zu verschicken. Es können auch adhoc-Gruppen kommunizieren, indem mehrere Teilnehmende in einen Chat mit Direktnachrichten einbezogen werden (vgl. Abb., (3)).
Hauptansicht in Mattermost (Quelle: Homepage Mattermost)

Dateiablage individuell aushandeln

Wenngleich Mattermost die Möglichkeit bietet, auch Dateien im Chat zu teilen, empfiehlt es sich, davon wenig Gebrauch zu machen. Denn die Erfahrung zeigt, dass die Dateien schlecht wiedergefunden werden können, wenn sie erst einmal im Stream verschwunden sind. Auch ist oft nicht klar, welches die letzte verlässliche Version einer Datei ist.

Aus diesen Gründen sind wir dazu übergegangen, Dateien an anderen Orten zu speichern, und im Chat nur die Orte zu benennen, wo sie zu finden sind. Dieses Vorgehen ermöglicht allen Beteiligten, in ihren Projekten die Orte der Dateiablage individuell auszuhandeln. Nextcloud oder GitLab an der TUHH kommen hier in Frage, aber auch proprietäre Dienste von Drittanbietern.

Proaktives und empathisches Teilen

Wie Hand (2016b) aufzeigt, kann die Kommunikation in Tools wie Mattermost die Empathie für andere Teammitglieder und deren Aufgaben erhöhen. Während Linkempfehlungen per Mail noch nie gut gelitten waren, sind Hinweise auf Quellen, die andere im Team interessieren könnten, in Mattermost keine Last, sondern eine Bereicherung. Am ITBH pflegen wir in diesem Sinne das proaktive Teilen von Informationen, von denen wir denken, andere sollten sie auch haben. Sich dafür zu bedanken, ist nicht unbedingt notwendig, kann aber sehr unaufwändig mit einem Emoji geschehen.

Aktivitäten im Blick behalten

Mattermost wirbt damit, mehrere hundert Apps von Drittanbietern integrieren zu können. Wir nutzen dieses Potenzial am Institut bisher nicht, weil noch niemand danach verlangt hat. Eine Integration, die wir intensiv nutzen und die Entwicklungsgeschwindigkeit von Text- und Softwareprojekten sehr beschleunigt, ist GitLab. In dedizierten Bot-Kanälen lassen wir uns über Ereignisse in GitLab informieren. Wenn bspw. jemand ein neues Issue anlegt, Dateien ergänzt oder neu hochgeladen werden oder Buildpipelines scheitern, meldet GitLab das Ereignis in Mattermost. So können wir schnell darauf reagieren.

Mattermost spielt seine Stärken in der synchronen Kommunikation genauso aus wie in der asynchronen. Wenn alle während der üblichen Bürostunden an ihren Rechnern sitzen – im Institut oder im Home Office – ist der Austausch über Mattermost wesentlich schneller und präziser als per Mail. Da es oft um Texte, Formeln, Codeschnipsel und Links auf Dateiablageorte geht, ergänzt Mattermost das persönliche Gespräch sinnvoll. Aber auch in der Zusammenarbeit mit studentischen Hilfkräften und Tutor_innen leistet Mattermost gute Dienste. Sie können an ihren oft wechselnden Arbeitstagen die vergangene Kommunikation im Projekt nachvollziehen und sich schnell wieder auf den Stand bringen.

Mattermost in der Lehre

2017 habe ich Mattermost erstmals in der asynchronen Betreuung von Studierenden eingesetzt und damit bisher ganz gute Erfolge gehabt. Die Herausforderungen liegen dabei nicht in der Benutzung des Tools. Vielmehr ist die Frage zunächst, wie Mattermost so attraktiv gemacht werden kann, dass es an die Stelle von WhatsApp tritt, das Studierende bisher sehr häufig für den Austausch innerhalb ihrer Kohorten einsetzen. Mein Argument ist stets, dass wenn sie auf meine Unterstützung als Dozent Wert legen, sie sich über Mattermost an mich wenden müssen. Wenn ich eine Mail bekomme, bitte ich darum, die Frage oder das Anliegen noch einmal in Mattermost zu formulieren – außer, es handelt sich um persönliche Angelegenheiten. Oft bekomme ich dann eine Direktnachricht, die ich gern beantworte. Gleichzeitig frage ich die Studierenden, ob sie sich nicht vorstellen können, ihre Anfrage auch in einem öffentlichen Kanal zu stellen. Manchmal ergeben sich daraus dann erweitere Diskussionen mit anderen Studierenden.

Eine weitere Herausforderung liegt darin, dass die Studierenden über die Woche zu sehr unterschiedlichen Zeiten an ihren Rechnern sitzen und die gestellten Aufgaben erledigen. Damit mein Tutor und ich dann auch online sind, habe ich die Projektteams im vergangenen Semester ihre TOBOT (Time Of Being Online Together) bestimmen lassen. Wir haben dann versucht, auch zu diesen Zeiten online zu sein, um uns möglichst zeitnah in die verhandelten Probleme und Fragestellungen einmischen zu können – wenn diese transparent in öffentlichen Kanälen waren. Die Idee halten wir nach wie vor für sinnvoll, allerdings konnte diese lose Form der Verabredung aus unterschiedlichen Gründen nicht immer eingehalten werden.

Zwischenfazit

Mattermost in Forschung, Lehre und Softwareentwicklung birgt großes Potenzial. Am wichtigsten scheint mir – wie immer bei Prozessen, die einen Kulturwandel bedeuten – Geduld zu haben und nicht zu früh aufzugeben. Ich habe gegenüber meinen Kolleg_innen und Studierenden immer deutlich gemacht, dass ich gern etwas mit Ihnen ausprobieren würde und selbst noch nicht wüsste, ob dabei was Sinnvolles herauskommt. Und dies scheint mir im Rückblick nicht unwesentlich bei der Einführung der neuen Software zu sein: Alle Beteiligten als gleichberechtigte Mitwirkende in einem Experiment zu behandeln, deren Gewohnheiten, Erwartungen und Bedürfnisse ernst genommen werden müssen, wenn das Projekt gelingen soll.

Referenzen

Hand, J. (2016a). ChatOps Managing Operations in Group Chat. Sebastopol: O’Reilly. Zugriff am 17.12.2016. Verfügbar unter: http://www.oreilly.com/webops-perf/free/files/chatops.pdf

Hand, J. (2016b, Dezember 6). ChatOps Essential Guide: The Basics, Benefits, and Challenges. TechBeacon. Zugriff am 17.12.2016. Verfügbar unter: https://techbeacon.com/chatops-essential-guide-basics-benefits-challenges

Perkel, J. M. (2016). How Scientists Use Slack. Nature, 541 (7635), 123–124.

Dieser Beitrag wurde verfasst von Axel Dürkop.

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